Miksi ja miten parantaa toimitilaturvallisuutta?

Asiantuntijana Marko Heiskanen, Senior Key Account Manager

Toimitilaturvallisuudella yritykset ja organisaatiot suunnittelevat, varautuvat ja turvaavat oman liiketoimintansa riskiarvioihin perustuen. Toimitilaturvallisuuden parantaminen lähtee usein liikkeelle turvallisuuspoikkeamista, mutta sen ei kannattaisi mennä niin.

Fyysisellä toimitilaturvallisuudella tulisi pyrkiä luomaan häiriötön ja turvallinen työskentely-ympäristö sekä suojata yritykselle tai organisaatiolle tärkeät tiedot ja materiaalit. Toimitilaturvallisuutta voidaan lähteä parantamaan mm. nykytilakartoituksella ja toimitilaturvallisuushankkeella.

Toimitilaturvallisuuden lähtökohdat

Ihan ensimmäiseksi yritysten ja organisaatioiden fyysisen toimitilaturvallisuuden kannalta olisi suositeltavaa selvittää ja kartoittaa seuraavia kokonaisuuksia:

1)     Toimitilojen turvallisuusluokittelu ja luokituksen mukainen suojaaminen

2)     Rakenteellinen turvallisuus

3)     Turvallisuusvalvonta

4)     Sopimushallinta

Turvallisuusluokittelulla luodaan lähtökohdat tilojen rakenteellisen turvallisuuden toteuttamiselle sekä toimitilaturvallisuuden kokonaisuuden periaatteet. Rakenteellisen turvallisuuden suunnittelulla puolestaan hallitaan asiakkaan ja organisaation toimitilojen turvallisuutta ja turvallisuuteen liittyvien toimintojen toteuttamista. Turvallisuusvalvonnalla määritellään teknisten turvallisuusjärjestelmien vaatimukset ja ominaisuudet sekä ohjataan ja suunnitellaan mm. vartiointi ja valvomotoimintaa. Sopimushallinnalla hallitaan toimitilaturvallisuuteen liittyviä ulkoistuksia, palveluostoja sekä ylläpitosopimuksia. Jokainen näistä on olennainen osa toimitilan turvallisuuden kokonaisuudessa.

Tehdäkö itse vai turvautuako asiantuntija-apuun?

Usein yrityksissä ja organisaatioissa turvallisuuden tehtävät keskittyvät oman yrityksen liiketoiminnan jatkuvuuden turvaamiseen, jolloin olemassa olevat turvallisuuden resurssit ovat organisaatiossa vahvasti jo käytössä. Ulkopuolisen asiantuntijan käyttö toimitilaturvallisuuden hankkeissa vapauttaa asiakkaan oman turvallisuusorganisaation aikaa yrityksen turvallisuuden tehtävien hoitoon, jolloin toimitilaturvallisuuteen liittyvien hankkeiden toteutus ja läpivienti tehostuu sekä implementointi nopeutuu. Näin toimitilaturvallisuushankkeen hyödyt ovat nopeammin asiakasorganisaation saatavilla ja käytettävissä.

Ennen kuin kannattaa lähteä hankkimaan ulkopuolista toimitilaturvallisuuskonsultointia, on tärkeää jäsentää yrityksen / organisaation toimitilaturvallisuuden nykytila ja tulevaisuuden tarpeita esimerkiksi alla olevien kysymysten avulla. Sen jälkeen on entistä kirkkaampi näkymä toteuttaako toimitilaturvallisuushanke itse vai tarvitaanko siihen ulkopuolisen asiantuntijan näkökulmia ja osaamista.

Seuraavassa asiantuntija-artikkelissamme tulemme avaamaan yhtä toteuttamaamme toimitilakonsultointihanketta sekä käymme läpi yleisesti vastaavista hankkeista nousseita oppeja, joista uskomme olevan hyötyä jo varhaisessa vaiheessa toimitilaturvallisuushanketta suunnitteleville.

Toimitilaturvallisuus hankkeissa kartoitetaan asiakasorganisaatiokohtaisesti muun muassa seuraavia aihealueita, joita voi hyvin käydä läpi myös sisäisesti:

  1. Miksi toimitilaturvallisuus on yritykselle tai organisaatiolle tärkeää?
  2. Mikä on yrityksen /organisaation toimiala, ja mitkä ovat ko. toimialan erityispiirteet ja tarpeet toimitilaturvallisuudelle?
  3. Mitä toimitilaturvallisuudella suojataan?
  4. Mitä ovat yrityksen / organisaation suojattava liiketoiminta, materiaalit ja tiedot?
  5. Millä teknisillä järjestelmillä toimitilaturvallisuutta toteutetaan?
  6. Mitä turvateknisiä järjestelmiä yrityksessä / organisaatiossa on käytössä?
  7. Miten toimitilaturvallisuutta toteutetaan?
  8. Miten käytössä olevat järjestelmät toimivat?
  9. Miten turvallisuuteen liittyvät toiminnot on ohjeistettu?
  10. Toimitaanko yrityksessä / organisaatiossa turvallisuusohjeiden mukaisesti?