TIETOSUOJASELOSTE, työnhakija

Tietosuojaseloste, työnhakija

Laatimispäivämäärä: 21.5.2018

 

1. Yleistä

Tällä tietosuojaselosteella annetaan EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (679/2016) edellyttämiä tietoja rekisteröidylle sekä valvontaviranomaiselle.

 

2. Rekisterinpitäjä ja yhteystiedot

Nimi: Certego Oy
Postiosoite: Rajatorpantie 8, 01600 Vantaa
Puhelinvaihde: 010 700 700
Y-tunnus: 2127363-0
Sähköpostiosoite: asiakaspalvelu@certego.fi

Tämän sähköpostiosoitteen kautta käsitellään vain tietosuojaan liittyviä asioita. Kaikkiin muihin asioihin, ole hyvä ja tarkista oikeat yhteystiedot osoitteesta www.certego.fi.

 

3. Rekisterin nimi ja rekisteröidyt

Certego Oy:n työnhakijarekisteri. Rekisteröityjä ovat työnhakijat, jotka ovat hakeneet avoinna olevia Certego Oy:n työtehtäviä tai jättäneet avoimen hakemuksen rekrytointia varten.

 

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste 

Henkilötietojen käsittely perustuu työnhakijan antamaan suostumukseen.

 

Rekisteröidyn henkilötietoryhmät

Tietoryhmän käsittelyn tarkoitus

Käsittelyperuste

Henkilön perustiedot ja täydentävät tiedot työtehtävän mukaisesti.

Rekrytointivaiheessa käsitellään sellaisia tietoja, jotka ovat tarpeellisia selvitettäessä työnhakijan soveltuvuutta hänen hakemaansa tarjolla olevaan työtehtävään.

Suostumus ja rekisterinpitäjän oikeutettu etu

 

5. Rekisteriin tallennettavat tietosisällöt

 

Henkilötietoryhmä

Tietosisältö

Perustietoryhmä

Etu- ja sukunimi, syntymäaika, osoite, postinumero ja -toimipaikka, puhelinnumero, sähköpostiosoite, kansalaisuus, valokuva, koulutus- ja työkokemustiedot: koulutus, kielitaito, työkokemus, mahdollinen erityisosaaminen, mahdolliset suosittelijat, työnhakijan toiveet: toimiala, sijainti, työtehtävä, työaika- ja käytettävyystiedot (esim. kokoaikainen/ osa-aikainen, päivätyö), palkkatoivomus ja muut rekisteröidyn toimittamat tiedot.

 

6. Henkilötietojen lähteet ja päivittäminen

Rekisteröidystä tallennetaan rekisteröidyn itsensä antamat tiedot. Työnhakijan rekisteritiedot kerätään työnhakijan toimittamasta työpaikkahakemuksesta (avoimesta tai tiettyyn tehtävään kohdistetusta hakemuslomakkeesta), koulu-, työ- ja/tai muista todistuksista sekä työnhakijan mahdollisessa haastattelussa ja/tai työsuhteen aikana antamista tiedoista. Lisäksi henkilötietoja voidaan täydentää tarvittaessa työnhakijan suostumuksella laadittujen henkilöarviointien tiedoilla ja suosittelijoiden tiedoilla.

 

7. Henkilötietojen vastaanottajat ja vastaanottajaryhmät, tietojen luovuttaminen

Henkilötietoja käsittelee Certegon rekrytoinnista vastaavat henkilöstöhallinnon työntekijät ja erikseen määritellyt rekrytoinnista vastaavat Certegon ja ASSA ABLOY konsernin esimiehet.

Mikäli rekrytoinnissa hyödynnetään rekrytointipalvelua, rekisterissä olevia tietoja luovutetaan rekrytointipalvelua tarjoavalle yhteistyökumppanille.

Tietojärjestelmien ylläpito- ja huoltotehtävissä toimivilla henkilöillä on pääsy rekisterin henkilötietoihin siinä määrin, kuin se ylläpito- ja huoltotehtävien kannalta on tarpeellista.

Mikäli rekrytoinnissa hyödynnetään soveltuvuusarviointia ja työnhakija on niiden hakijoiden joukossa, joiden kanssa edetään soveltuvuusarviointiin, rekisteristä luovutetaan työnhakijan nimi ja yhteystiedot Certegon soveltuvuusarvioinneista vastaavalle yhteistyökumppanille. Psykologisessa soveltuvuusarvioinnissa arvioidaan hakijan toiminnallinen ja sosiaalinen tyyli. Samansisältöinen arviointiraportti toimitetaan hakijalle itselleen ja toimeksiantajalle (Certego Oy). Mikäli rekrytoinnissa käytetään rekrytointipalvelua, rekisterissä olevia tietoja luovutetaan yrityksen rekrytointipalvelusta vastaavalle yhteistyökumppanille.

Hakijalle tehdään yhtiön toimialan ja työtehtävien asettamien vaatimusten mukainen henkilöturvallisuusselvitys osana rekrytointiprosessia erikseen lain vaatimissa puitteissa niihin tehtäviin, joihin se on yhtiölle tarpeellista. Hakijalta pyydetään aina erillinen lupa em. taustaselvitysten tekemistä varten.

 

8. Henkilötietojen siirto EU:n ulkopuolelle

Rekisterissä olevia henkilötietoja ei luovuteta eikä siirretä Euroopan Unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle poislukien työtehtävät, joiden sijaintipaikka on EU:n tai ETA:n alueen ulkopuolella. Käytämme tietojen siirrossa EU:n tai ETA alueen ulkopuolelle EU komission hyväksymiä vakiosopimusehtoja asianmukaisten suojatoimien toteuttamiseksi.

 

9. Henkilötietojen säilytysaika / säilytysajan määrittämiskriteerit

Rekisteriin kerättyjä tietoja säilytetään ainoastaan niin kauan ja siinä laajuudessa kuin on tarpeellista suhteessa niihin alkuperäisiin tai yhteensopiviin tarkoituksiin, joihin henkilötiedot on kerätty.

 

Hakemukset

Säilytysaika

Avoimet hakemukset

Työnhakija voi valita hakemuksen säilytysajaksi 6 kuukautta hakemuksen jättöpäivästä, jonka jälkeen työnhakijan tiedot poistuvat työnhakijarekisteristä.

Tiettyyn tehtävään kohdistettu hakemus

Työnhakija voi halutessaan antaa luvan hakemuksensa käyttämiseen myös muissa avoimissa tehtävissä. Hän voi valita hakemuksen säilytysajaksi 6 kuukautta, jonka jälkeen työnhakijan tiedot poistuvat työnhakijarekisteristä. Työnhakija voi valita myös vaihtoehdon, jossa hän ilmoittaa, että hänen hakemustaan ei saa käyttää muissa avoimissa tehtävissä.

 

10. Rekisteröidyn oikeudet

Tarkastusoikeus:

Rekisteröidyllä on oikeus saada rekisterinpitäjän vahvistus siitä, käsitelläänkö rekisteröidyn henkilötietoja vai ei tai onko niitä käsitelty.

Mikäli rekisterinpitäjä käsittelee rekisteröidyn henkilötietoja, rekisteröidyllä on oikeus saada tämän asiakirjan tiedot sekä jäljennös käsiteltävistä ja käsitellyistä henkilötiedoista.

Mikäli rekisteröity tekee pyynnön sähköisesti, eikä hän ole pyytänyt muuta toimitusmuotoa, tiedot toimitetaan yleisesti käytössä olevassa sähköisessä muodossa edellyttäen, että tiedot voidaan toimittaa tietoturvallisella tavalla.

 

Tietojen oikaiseminen ja poistaminen

Rekisteröidyllä on oikeus pyytää rekisterinpitäjää oikaisemaan tai poistamaan henkilötietojaan.

Rekisteröidyllä on tietyissä tilanteissa oikeus pyytää henkilötietojensa käsittelyn rajoittamista tai muuten vastustaa käsittelyä. Lisäksi rekisteröity voi pyytää itse toimittamiensa tietojen siirtoa koneluettavassa muodossa tietosuoja-asetukseen perustuen.

Rekisterinpitäjä ei suorita automaattista päätöksentekoa eikä profilointia.

Nämä pyynnöt tulee toimittaa yllämainittuun rekisterinpitäjän yhteysosoitteeseen.

 

Oikeus peruuttaa suostumus

Jos henkilötietoja käsitellään perustuen rekisteröidyn antamaan suostumukseen, niin rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa käsittelyyn antamansa suostumus milloin tahansa tämän vaikuttamatta suostumuksen perusteella ennen tätä suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen.

Ennen suostumuksen antamista saat ohjeistuksen suostumuksen peruuttamisesta tai tarvittaessa voit peruuttaa suostumuksen ilmoittamalla tästä osoitteeseen asiakaspalvelu@certego.fi.

Kaikissa henkilötietojesi käsittelyasioissa voit olla yhteydessä rekisterinpitäjään.

Sinulla on myös oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, mikäli henkilötietojen käsittely ei ole lainmukaista.

 

11. Miten tietosi ovat suojattu?

Käsittelemme henkilötietoja turvallisella ja lainsäädännön vaatimukset täyttävällä tavalla.

Certego Oy on suojannut tiedot asianmukaisesti teknisesti ja organisatorisesti.

Rekisteriaineistot ovat suojattuina lukituissa tiloissa, pääsy valtuutetuilla henkilöillä sekä järjestelmiin tallennettuihin henkilötietoihin on käyttöoikeus vain ennalta määritetyillä henkilöillä, jotka tarvitsevat tietoja työtehtävissään. Tietotekniset ympäristöt ovat suojattu asianmukaisin palomuurein ja teknisin suojauksin.

Certego Oy Oy:n työntekijät ja muut henkilöt ovat sitoutuneet noudattamaan vaitiolovelvollisuutta ja pitämään salassa henkilötietojen käsittelyn yhteydessä saamansa tiedot.

 

12. Muutokset tietosuojaselosteeseen

Muutamme ja päivitämme tätä tietosuojaselostetta tarvittaessa. Aina ajan tasalla olevat rekisteriselosteemme löydät Tietosuojakeskuksestamme (Privacy Center).

TIETOPYYNTÖ

Voit milloin tahansa pyytää muuttamaan tai poistamaan sinua koskevat tiedot. Sinulla on myös oikeus saada veloituksetta kopio rekisterissämme olevista henkilötiedoistasi. Certego Oy vastaa henkilötietojesi käsittelystä, ja kaikki pyynnöt muuttaa tai poistaa näitä tietoja tai saada niistä kopio on lähetettävä osoitteeseen asiakaspalvelu@certego.fi, josta saat tarkemmat ohjeet TUPAS-tunnistautumiseen ja henkilötietopyynnön suorittamiseen. Kiitämme yhteistyöstä!