“Kaikki kiinteistöissämme syntyvät vikailmoitukset, huoltopyynnöt ja muut työmääräykset tehdään suoraan CERTEGO 24/7 -palvelukeskukselle, joka koordinoi työt kumppaneillemme ympäri Suomen tarvittaessa kellon ympäri”, Tokmannin kiinteistö- ja turvallisuustoimintojen päällikkö Marko Parkkali kertoo.
Parkkali vastaa koko Tokmannin myymäläkentän ja logistiikkakeskusten kiinteistö- ja turvallisuustoiminnoista. Hänen tavoitteenaan on, että henkilökunta ja asiakkaat ovat tyytyväisiä, ja kaikki toimii mutkattomasti niin rahahuollosta fyysiseen turvallisuuteen, kiinteistön olosuhteisiin kuin laitteiden, jätepuristimien ja ovienkin toimintaan.
“CERTEGO 24/7 -palvelukeskuksen sujuva yhteistyö kumppaneidemme kanssa on ehdotonta, jotta voimme pitää myymäläverkostomme kustannustehokkaasti toiminnassa”, hän toteaa.
Nopea palvelupyyntöjen koordinointi ja kiinteistöhälytyksiin reagointi niin logistiikkakeskuksista kuin myymälöistä pitää huolta sekä Tokmannin asiakkaiden että henkilöstön tyytyväisyydestä. Kuva: Tokmanni
Keskitetty palvelupyyntöjen hallinta ja kumppaniyhteistyö helpottavat Tokmannin kiinteistöhallintaa
Vuonna 2024 sähkö-, rakennus-, siivous- ja muihin työkeikkoihin johtavia, Tokmannin kiinteistöistä syntyneitä työmääräimiä käsiteltiin CERTEGO 24/7 -palvelukeskuksen kautta yli 14 000. Puheluita, sähköposteja ja kiinteistöteknisiä hälytyksiä tulee tätäkin enemmän, mutta osa voidaan hoitaa ilman erillistä työmääräintä.
“CERTEGO 24/7:n palvelukeskuksessa tunnetaan meidän ihmiset ja tarpeet eri kohteissa ja edistetään töitä itsenäisesti tiettyyn rajaan saakka. Suuremmista myymälöiden tarpeista sovitaan Tokmannin kiinteistöpäälliköiden kanssa, jotta työkeikkoja pystytään mahdollisuuksien mukaan yhdistämään”, Parkkali summaa.
“Tiketit, sähköpostit ja puhelut kirjautuvat Eners-kiinteistönhallintajärjestelmään ja hälytykset suoraan hälytysjärjestelmään. Kulut töistä kohdennetaan halutuille kustannuspaikoille”, CERTEGO 24/7:n turvallisuuspäällikkö Pekka Väisänen kertoo.
Kaikki Tokmannin vajaat 500 yhteistyökumppania raportoivat tehdyt työtilaukset ja toimenpiteet suoraan kiinteistöhallintajärjestelmään. Näin toiminta on tehokasta ja kiinteistöhallinnan raportointi sekä kustannusseuranta helppoa.
24/7-palvelukeskus tekee yhteistyötä muun muassa Tokmannin porttivalvomon kanssa: kiinteistöteknisiä hälytyksiä ja valvomokuvaa tarkkailemalla päästään nopeasti kiinni esimerkiksi vesivuotoihin ja tilanteet selvitetään ennen kuin ne aiheuttavat keskeytyksiä toimintaan. CERTEGO 24/7 huolehtii myös kiinteistöjen viranomais- ja muista lakisääteisistä tarkastuksista, raportoinneista ja ilmoituksista.
Sujuva yhteistyö muiden Tokmannin kumppaneiden kanssa auttaa reagoimaan tilanteisiin ennen kuin päivittäistoiminta keskeytyy. Kuva: Tokmanni
Reaaliaikainen energiankulutuksen seuranta ja kiinteistön etähallinta tukevat vastuullisuustavoitteisiin pääsyä
Tokmanni on sitoutunut pienentämään jatkuvasti hiilijalanjälkeään. Yhteistyövuosina energiatehokkuutta on parannettu muun muassa uusimalla kiinteistöautomaatiota ja valaisimia, sekä optimoimalla lämpökäyriä ja ilmanvaihtokoneiden käyntiaikoja.
Parkkali uskoo, että ennakointi, etähallinta sekä automaation ja tekoälyn hyödyntäminen ovat avaimia kulutuspiikkien vähentämiseen ja energiakäytön optimointiin jatkossa. Jokaiseen kiinteistöön haetaan ratkaisuja vastuullisuustavoitteen saavuttamiseksi kiinteistöjen eri sijainnit, sääolosuhteet, iät, koot ja lämmitysmuodot huomioiden.
Viimeisimmäksi käyttöönotettu energiankulutuksen etäseuranta tuo kiinteistöjen sähkön- ja lämmönkulutuksesta reaaliaikaista tietoa. “Etäseurannan ja -hallinnan avulla voimme tunnistaa esimerkiksi päälle unohtuneen valaistuksen, ja vähentää kulutusta nopeasti ja kustannustehokkaasti sammuttamalla valot käymättä paikalla”, Parkkali kertoo.
Etäkäytöllä päästään suoraan kiinni havaittuihin poikkeamiin. “Palvelukeskus reagoi kiinteistöautomaation hälytyksiin ja on tehnyt hyviä pelastuksia”, Parkkali kertoo. Kylmätekniikan sähkönkulutuksesta on tunnistettu esimerkiksi tilanteita, joissa kylmiön ovia tai kylmälaitteiden kansia jää auki, tai laitteet ovat liian täysiä. “Seurannalla pystymme estämään myös hävikkiä ja myynnin menetyksiä”, Parkkali jatkaa.
Laitehuoltojen ennakoinnissa seurataan niin vikatilanteita kuin asiakasmääriäkin ja esimerkiksi ovihuollot tehdään ennakkoon. “Kun ei tarvitse iltaisin tai viikonloppuisin hälyttää huoltoa vikakeikoille, kustannuksemme alenevat ja myymälän toimintaan ja arkeen aiheutuu vähemmän haittaa”, Parkkali kertoo.
Etäkäytöllä ja ennakoinnilla on pystytty vähentämään muun muassa ovihuoltoihin liittyviä päivystyskeikkoja ja toiminnan keskeytyksiä myymälöissä. Kuva: Tokmanni
Työmääräimiä vähennetään yhdessä tarkalla raportoinnilla ja tarpeiden ennakoinnilla
Toiminnan laatua ja vikailmoitusten, viranomaistarkastusten, hälytysmäärien ja –tyyppien sekä vasteaikojen toteutumista seurataan yhdessä. “Palvelu on tasalaatuista ja poikkeamia ei tule. Tähän osaltaan vaikuttavat CERTEGO 24/7:n sertifioinnit ISO 9001 ja SFS-EN 50518, jotka ovat meille tärkeitä myös vastuullisuusnäkökulmasta”, Parkkali kertoo.
Raportointia on kehitetty yhdessä, jotta kokonaiskuva myymäläkentän tapahtumista on helpompi muodostaa. Töiden kohdentumista seurataan tarkasti, jotta korjausten ja muutosten tarpeet voidaan tunnistaa tehokkaammin.
“Töiden suorittamisprosentti on suuri, mikä on hienoa. Haluamme kuitenkin vähentää palvelukeskuksen koordinoimia työmääräimiä, ja olemme päässeet tätäkin kehittämään yhdessä. Selkeiltä raporteilta näemme myymäläkentän töiden jakauman ja valmiusasteen, ja voimme ennakkotoimilla vähentää työtä sekä kustannuksia”, Parkkali kiittää.
Parkkali arvostaa, että toiminnasta herääviin kysymyksiin palataan ripeästi, oli aiheena yhteistyö tai havainnot myymälöistä. “Olen ollut mukana 4 vuotta ja yhteistyöstämme on pelkästään hyviä kokemuksia. Olemme ehtineet tekemään kehitystyötä ja asiat etenevät hyvin. Suuret kiitokset Pekalle -toivon, että jatkamme samaan malliin”, hän kiteyttää.
Haluatko parantaa kiinteistönne energiatehokkuutta ja palvelupyyntöjen hallintaa? Ota yhteyttä asiantuntijoihimme!
