Tietosuojaselosteet

Näiltä sivuilta löydät Certego Oy:n eri toimintojen tietosuojaselosteet. Me kunnioitamme yksityisyyttäsi ja olemme sitoutuneet suojaamaan henkilötietojasi.

  • Tietosuojaselosteissa kerromme:

    • Mitä henkilötietoja me keräämme
    • Mihin tietojen kerääminen perustuu
    • Kuinka käytämme tätä tietoa ja mihin tarkoituksiin
    • Miten jaamme tietoa ja minne
    • Kuinka pitkään säilytämme henkilötietojasi
    • Mitkä ovat sinun oikeutesi ja mihin voit ottaa yhteyttä, mikäli sinulle herää tietosuojaan liittyviä kysymyksiä

  • Tutustu, miten turvaamme henkilötietojasi eri toiminnoissamme. Tämä sivu sisältää:

    • Tietosuojaseloste, markkinointi

    • Tietosuojaseloste, työnhakija

    • Tietosuojaseloste, asiakas

    • Tietosuojaseloste, toimittajat

Tietosuojaseloste, markkinointi

 

 Markkinoinnin tietosuojaselosteessa kuvaamme:

  • mitä henkilötietoja keräämme sinulta verkkosivuvierailusi yhteydessä
  • kuinka käytämme tätä tietoa ja mihin tarkoituksiin
  • miten jaamme tietoa ja minne
  • kuinka pitkään säilytämme henkilötietojasi
  • mitkä ovat sinun oikeutesi, mukaan lukien kehen ottaa yhteyttä, mikäli sinulle herää tietosuojaan liittyviä kysymyksiä

Tietosuojaseloste, markkinointi

EU:n yleinen tietosuoja-asetus (679/2016), art. 12
Henkilötietolaki (523/1999) 10 § ja 24 §
Laatimispäivä: 5.4.2018

 

1. Rekisterinpitäjä ja yhteystiedot

Nimi: Certego Oy
Postiosoite: Rajatorpantie 8, 01600 Vantaa
Puhelinvaihde: +358 (0)10 700 701
Y-tunnus: 2127363-0

 

2. Rekisteriasioista vastaava henkilö ja yhteystiedot

Tomas Rossi, viestinnän ja markkinoinnin asiantuntija, Certego Oy
Rajatorpantie 8, 01600 Vantaa
p. +358 (0)44 2899 582, tomas.rossi@certego.fi

Tämän sähköpostiosoitteen kautta käsitellään vain tähän rekisteriin liittyviä asioita. Kaikkiin muihin asioihin, ole hyvä ja tarkista oikeat yhteystiedot osoitteesta www.certego.fi.

 

3. Rekisterin nimi

Certego Oy:n markkinointirekisteri

 

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste

Henkilötietoja käsitellään Certego Oy:n markkinoinnillisiin ja viestinnällisiin tarkoituksiin.

Henkilötietoja käytetään Certego Oy:n asiakasviestintään, suoramainontaan, etämyyntiin tai muuhun suoramarkkinointiin, mielipide- tai markkinatutkimukseen tai muihin näihin rinnastettaviin osoitteellisiin lähetyksiin. Henkilötietoja käytetään tarvittaessa markkinointirekisteriin liittyvien tietojärjestelmien käyttöoikeuksien hallinnassa. Uutiskirjejärjestelmästä tulevat sähköiset kirjeet voi kirjeen saaja milloin tahansa peruuttaa kirjeessä olevan linkin kautta.

 

5. Rekisterin tietosisältö

Certego Oy:n markkinointirekisteri sisältää seuraavia tietoja Certego Oy:n asiakkaista: nimi, arvo tai ammatti, yritys / julkisyhteisö, jossa työskentelee, yhteystiedot (postiosoite, puhelinnumero ja sähköpostiosoite), suoramarkkinoinnin luvat ja kiellot.

Henkilötietoryhmä Tietoryhmän käsittelyn tarkoitus Käsittelyperuste
Yrityksen edustaja Tietoa käytetään markkinoinnin kohdentamiseen Oikeutettu etu
Verkkosivuilla vierailijat Tietoa käytetään markkinoinnin kohdentamiseen Oikeutettu etu
Asiakaskirjeen saajat Tietoa käytetään Certegon markkinointiviestintään Oikeutettu etu / sopimus
Prospekti / uusasiakas Uusasiakashankintaan liittyvien asiakasrekisterien hankinta Certegon tuotteiden ja palvelujen markkinointiviestintää varten Oikeutettu etu / sopimus


6. Säännönmukaiset tietolähteet

Henkilötietoja voidaan kerätä erilaisten markkinointitoimenpiteiden ja -kampanjoiden sekä muiden vastaavien toimenpiteiden yhteydessä tai muutoin suoraan henkilöltä itseltään. Henkilöstä voidaan kerätä tietoja hänen suostumuksellaan verkkosivujen kautta, kuten sivuillamme olevien Leadoon chatbottien avulla. Rekisteröidystä tallennetaan vain rekisteröidyn itsensä antamat tiedot. Henkilötietoja voidaan kerätä myös henkilötietoja koskevia palveluja tarjoavilta yrityksiltä ja viranomaisilta (esimerkiksi väestötietojärjestelmästä, kaupparekisteristä, Fonecta Oy:n rekistereistä).

 

7. Henkilötietojen vastaanottajat tai vastaanottajaryhmät

Henkilötiedot kerätään tietokantoihin, jotka on suojattu palomuureilla, viruksentorjuntaohjelmilla, salasanoilla ja muilla teknisillä keinoilla. Rekisterin käyttöoikeudet ovat Certego Oy:n palveluksessa olevilla henkilöillä, jotka tarvitsevat rekisterin tietoja työtehtävissään. Käyttöoikeuksien käyttö edellyttää Certego Oy:n pääkäyttäjän myöntämää käyttäjätunnusta ja salasanaa.

 

8. Henkilötietojen luovutukset, säännönmukaiset luovutukset

Henkilötietoja voidaan luovuttaa viranomaisille lakisääteisissä tapauksissa. Muissa tapauksissa henkilötietoja ei luovuteta kolmansille osapuolille.

 

9. Henkilötietojen siirto EU:n tai ETA:n alueen ulkopuolelle

Certego Oy ei siirrä eikä luovuta henkilötietoja EU:n eikä ETA-alueen ulkopuolelle.

 

10. Henkilötietojen säilytysaika tai säilytysajan määrittämiskriteerit

Rekisteriin kerättyjä tietoja säilytetään ainoastaan niin kauan ja siinä laajuudessa kuin on tarpeellista suhteessa niihin alkuperäisiin tai yhteensopiviin tarkoituksiin, joihin henkilötiedot on kerätty. Certego Oy arvioi tietojen säilyttämisen tarpeellisuutta säännöllisesti sisäisten käytännesääntöjen mukaisesti. Lisäksi Certego Oy toteuttaa kaikki mahdolliset kohtuulliset toimenpiteet sen varmistamiseksi, että käsittelyn tarkoituksiin nähden epätarkat, virheelliset tai vanhentuneet henkilötiedot poistetaan tai oikaistaan viipymättä.

Certego Oy säilyttää markkinointirekisterin henkilötietoja yhden (1) vuoden ajan aktiivisuuden päätyttyä sekä uutiskirjepalvelimella 6 kk, jonka jälkeen tiedot poistetaan automaattisesti.

 

11. Rekisterin suojauksen periaatteet

Certego Oy on toteuttanut asianmukaiset tekniset ja organisatoriset toimenpiteet henkilötietojen suojaamiseksi vahingossa tapahtuvalta tai laittomalta häviämiseltä, luovuttamiselta, väärinkäytöltä, muuttamiselta, tuhoamiselta tai luvattomalta pääsyltä.

Certego Oy säilyttää henkilötietoja paperisessa ja digitaalisessa muodossa.

Paperiaineisto säilytetään lukituissa tiloissa, joihin on pääsy vain ainoastaan nimetyillä ja tehtäviensä vuoksi henkilötiedon pääsyyn valtuutetuilla henkilöillä. Digitaaliset aineistot ovat suojattuina lukituissa tiloissa, pääsy valtuutetuilla henkilöillä sekä järjestelmään tallennettuihin henkilötietoihin on käyttöoikeus vain ennalta määritetyillä henkilöillä, jotka tarvitsevat tietoja työtehtävissään. Tietotekniset ympäristöt ovat suojattu asianmukaisin palomuurein ja teknisin suojauksin.

Certego Oy:n työntekijät ja muut henkilöt ovat sitoutuneet noudattamaan vaitiolovelvollisuutta ja pitämään salassa henkilötietojen käsittelyn yhteydessä saamansa tiedot.

 

12. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteriin liittyvät rekisteröidyn oikeudet ovat lueteltuina alla. Rekisteröidyn oikeuksien toteuttamista koskevat pyynnöt osoitetaan Certego Oy:n tähän rekisteriin liittyvälle yhteyshenkilölle.

Oikeus saada pääsy tietoihin ja oikeus tietojen oikaisemiseen

Rekisteröidyllä on oikeus saada Certego Oy:ltä vahvistus, käsitelläänkö häntä koskevia henkilötietoja, ja jos käsitellään, oikeus saada kopio henkilötiedoistaan.

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia, että Certego Oy oikaisee ilman aiheetonta viivytystä rekisteröityä koskevat epätarkat ja virheelliset henkilötieto sekä oikeus saada puutteelliset henkilötiedot täydennettyä.

Oikeus tietojen poistamiseen

Rekisteröidyllä on oikeus saada Certego Oy poistamaan rekisteröityä koskevat henkilötiedot ilman aiheetonta viivytystä edellyttäen, että

  • Henkilötietoja ei enää tarvita niihin tarkoituksiin, joita varten ne kerättiin tai joita varten niitä muutoin käsiteltiin;
  • Rekisteröity peruuttaa suostumuksen, johon käsittelyn on perustunut eikä käsittelyyn ole muuta laillista perustetta;
  • Henkilötietoja on käsitelty lainvastaisesti; tai
  • Henkilötiedot on poistettava Euroopan unioin oikeuteen tai kansallisen lainsäädäntöön perustuvan Certego Oy:n sovellettava lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi.

Oikeus käsittelyn rajoittamiseen ja vastustamisoikeus

Käsittelyn perustuessa rekisterinpitäjän oikeutettuun etuun rekisteröidyllä on oikeus siihen, että rekisterinpitäjä rajoittaa käsittelyä, jos

  • Rekisteröity kiistää henkilötietojen paikkansapitävyyden;
  • Käsittely on lainvastaista ja rekisteröity vastustaa henkilötietojen poistamista;
  • Rekisterinpitäjä ei enää tarvitse kyseisiä henkilötietoja käsittelyn tarkoituksiin, mutta rekisteröity tarvitsee niitä oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi;
  • Rekisteröity on vastustanut henkilötietojen käsittelyä 21 artiklan 1 kohdan nojalla odotettaessa sen todentamista, syrjäyttävätkö rekisterinpitäjän oikeutetut perusteet rekisteröidyn perusteet

Rekisteröidyllä on oikeus milloin tahansa vastustaa häntä koskevien henkilötietojen käsittelyä suoramarkkinointia ja siihen liittyvää profilointia varten.

Oikeus peruuttaa suostumus

Jos henkilötietoja käsitellään perustuen rekisteröidyn antamaan suostumukseen, niin rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa käsittelyyn antamansa suostumus milloin tahansa tämän vaikuttamatta suostumuksen perusteella ennen tätä suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen.

Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen

Rekisteröidyllä on oikeus saada häntä koskevat henkilötiedot, jotka hän on toimittanut Certego Oy:lle jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa, ja oikeus siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle.

Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Rekisterinpitäjän kieltäytyessä toteuttamasta toimenpiteitä rekisteröidyn pyynnön perusteella rekisteröidyllä on oikeus saattaa asia tietosuoja-asetuksen 77 artiklan mukaisesti tietosuojaviraston käsiteltäväksi. Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos rekisteröity katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyllä rikotaan soveltuvaa tietosuojasääntelyä.

TIETOPYYNTÖ

Voit milloin tahansa pyytää muuttamaan tai poistamaan sinua koskevat tiedot. Sinulla on myös oikeus saada veloituksetta kopio rekisterissämme olevista henkilötiedoistasi. Certego Oy vastaa henkilötietojesi käsittelystä, ja kaikki pyynnöt muuttaa tai poistaa näitä tietoja tai saada niistä kopio on lähetettävä osoitteeseen asiakaspalvelu@certego.fi, josta saat tarkemmat ohjeet TUPAS-tunnistautumiseen ja henkilötietopyynnön suorittamiseen. Kiitämme yhteistyöstä!

 
 

Tietosuojaseloste, työnhakija

 

1. Yleistä

Tällä tietosuojaselosteella annetaan EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (679/2016) edellyttämiä tietoja rekisteröidylle sekä valvontaviranomaiselle.

 

2. Rekisterinpitäjä ja yhteystiedot

Nimi: Certego Oy
Postiosoite: Rajatorpantie 8, 01600 Vantaa
Puhelinvaihde: 010 700 700
Y-tunnus: 2127363-0
Sähköpostiosoite: asiakaspalvelu@certego.fi

Tämän sähköpostiosoitteen kautta käsitellään vain tietosuojaan liittyviä asioita. Kaikkiin muihin asioihin, ole hyvä ja tarkista oikeat yhteystiedot osoitteesta www.certego.fi.

 

3. Rekisterin nimi ja rekisteröidyt

Certego Oy:n työnhakijarekisteri. Rekisteröityjä ovat työnhakijat, jotka ovat hakeneet avoinna olevia Certego Oy:n työtehtäviä tai jättäneet avoimen hakemuksen rekrytointia varten.

 

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste 

Henkilötietojen käsittely perustuu työnhakijan antamaan suostumukseen.

 

Rekisteröidyn henkilötietoryhmät

Tietoryhmän käsittelyn tarkoitus

Käsittelyperuste

Henkilön perustiedot ja täydentävät tiedot työtehtävän mukaisesti.

Rekrytointivaiheessa käsitellään sellaisia tietoja, jotka ovat tarpeellisia selvitettäessä työnhakijan soveltuvuutta hänen hakemaansa tarjolla olevaan työtehtävään.

Suostumus ja rekisterinpitäjän oikeutettu etu

 

5. Rekisteriin tallennettavat tietosisällöt

 

Henkilötietoryhmä

Tietosisältö

Perustietoryhmä

Etu- ja sukunimi, syntymäaika, osoite, postinumero ja -toimipaikka, puhelinnumero, sähköpostiosoite, kansalaisuus, valokuva, koulutus- ja työkokemustiedot: koulutus, kielitaito, työkokemus, mahdollinen erityisosaaminen, mahdolliset suosittelijat, työnhakijan toiveet: toimiala, sijainti, työtehtävä, työaika- ja käytettävyystiedot (esim. kokoaikainen/ osa-aikainen, päivätyö), palkkatoivomus ja muut rekisteröidyn toimittamat tiedot.

 

6. Henkilötietojen lähteet ja päivittäminen

Rekisteröidystä tallennetaan rekisteröidyn itsensä antamat tiedot. Työnhakijan rekisteritiedot kerätään työnhakijan toimittamasta työpaikkahakemuksesta (avoimesta tai tiettyyn tehtävään kohdistetusta hakemuslomakkeesta), koulu-, työ- ja/tai muista todistuksista sekä työnhakijan mahdollisessa haastattelussa ja/tai työsuhteen aikana antamista tiedoista. Lisäksi henkilötietoja voidaan täydentää tarvittaessa työnhakijan suostumuksella laadittujen henkilöarviointien tiedoilla ja suosittelijoiden tiedoilla.

 

7. Henkilötietojen vastaanottajat ja vastaanottajaryhmät, tietojen luovuttaminen

Henkilötietoja käsittelee Certegon rekrytoinnista vastaavat henkilöstöhallinnon työntekijät ja erikseen määritellyt rekrytoinnista vastaavat Certego-konsernin esimiehet.

Mikäli rekrytoinnissa hyödynnetään rekrytointipalvelua, rekisterissä olevia tietoja luovutetaan rekrytointipalvelua tarjoavalle yhteistyökumppanille.

Tietojärjestelmien ylläpito- ja huoltotehtävissä toimivilla henkilöillä on pääsy rekisterin henkilötietoihin siinä määrin, kuin se ylläpito- ja huoltotehtävien kannalta on tarpeellista.

Mikäli rekrytoinnissa hyödynnetään soveltuvuusarviointia ja työnhakija on niiden hakijoiden joukossa, joiden kanssa edetään soveltuvuusarviointiin, rekisteristä luovutetaan työnhakijan nimi ja yhteystiedot Certegon soveltuvuusarvioinneista vastaavalle yhteistyökumppanille. Psykologisessa soveltuvuusarvioinnissa arvioidaan hakijan toiminnallinen ja sosiaalinen tyyli. Samansisältöinen arviointiraportti toimitetaan hakijalle itselleen ja toimeksiantajalle (Certego Oy). Mikäli rekrytoinnissa käytetään rekrytointipalvelua, rekisterissä olevia tietoja luovutetaan yrityksen rekrytointipalvelusta vastaavalle yhteistyökumppanille.

Hakijalle tehdään yhtiön toimialan ja työtehtävien asettamien vaatimusten mukainen henkilöturvallisuusselvitys osana rekrytointiprosessia erikseen lain vaatimissa puitteissa niihin tehtäviin, joihin se on yhtiölle tarpeellista. Hakijalta pyydetään aina erillinen lupa em. taustaselvitysten tekemistä varten.

 

8. Henkilötietojen siirto EU:n ulkopuolelle

Rekisterissä olevia henkilötietoja ei luovuteta eikä siirretä Euroopan Unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle poislukien työtehtävät, joiden sijaintipaikka on EU:n tai ETA:n alueen ulkopuolella. Käytämme tietojen siirrossa EU:n tai ETA alueen ulkopuolelle EU komission hyväksymiä vakiosopimusehtoja asianmukaisten suojatoimien toteuttamiseksi.

 

9. Henkilötietojen säilytysaika / säilytysajan määrittämiskriteerit

Rekisteriin kerättyjä tietoja säilytetään ainoastaan niin kauan ja siinä laajuudessa kuin on tarpeellista suhteessa niihin alkuperäisiin tai yhteensopiviin tarkoituksiin, joihin henkilötiedot on kerätty.

 

Hakemukset

Säilytysaika

Avoimet hakemukset

Työnhakija voi valita hakemuksen säilytysajaksi 6 kuukautta hakemuksen jättöpäivästä, jonka jälkeen työnhakijan tiedot poistuvat työnhakijarekisteristä.

Tiettyyn tehtävään kohdistettu hakemus

Työnhakija voi halutessaan antaa luvan hakemuksensa käyttämiseen myös muissa avoimissa tehtävissä. Hän voi valita hakemuksen säilytysajaksi 6 kuukautta, jonka jälkeen työnhakijan tiedot poistuvat työnhakijarekisteristä. Työnhakija voi valita myös vaihtoehdon, jossa hän ilmoittaa, että hänen hakemustaan ei saa käyttää muissa avoimissa tehtävissä.

 

10. Rekisteröidyn oikeudet

Tarkastusoikeus:

Rekisteröidyllä on oikeus saada rekisterinpitäjän vahvistus siitä, käsitelläänkö rekisteröidyn henkilötietoja vai ei tai onko niitä käsitelty.

Mikäli rekisterinpitäjä käsittelee rekisteröidyn henkilötietoja, rekisteröidyllä on oikeus saada tämän asiakirjan tiedot sekä jäljennös käsiteltävistä ja käsitellyistä henkilötiedoista.

Mikäli rekisteröity tekee pyynnön sähköisesti, eikä hän ole pyytänyt muuta toimitusmuotoa, tiedot toimitetaan yleisesti käytössä olevassa sähköisessä muodossa edellyttäen, että tiedot voidaan toimittaa tietoturvallisella tavalla.

 

Tietojen oikaiseminen ja poistaminen

Rekisteröidyllä on oikeus pyytää rekisterinpitäjää oikaisemaan tai poistamaan henkilötietojaan.

Rekisteröidyllä on tietyissä tilanteissa oikeus pyytää henkilötietojensa käsittelyn rajoittamista tai muuten vastustaa käsittelyä. Lisäksi rekisteröity voi pyytää itse toimittamiensa tietojen siirtoa koneluettavassa muodossa tietosuoja-asetukseen perustuen.

Rekisterinpitäjä ei suorita automaattista päätöksentekoa eikä profilointia.

Nämä pyynnöt tulee toimittaa yllämainittuun rekisterinpitäjän yhteysosoitteeseen.

 

Oikeus peruuttaa suostumus

Jos henkilötietoja käsitellään perustuen rekisteröidyn antamaan suostumukseen, niin rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa käsittelyyn antamansa suostumus milloin tahansa tämän vaikuttamatta suostumuksen perusteella ennen tätä suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen.

Ennen suostumuksen antamista saat ohjeistuksen suostumuksen peruuttamisesta tai tarvittaessa voit peruuttaa suostumuksen ilmoittamalla tästä osoitteeseen asiakaspalvelu@certego.fi.

Kaikissa henkilötietojesi käsittelyasioissa voit olla yhteydessä rekisterinpitäjään.

Sinulla on myös oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, mikäli henkilötietojen käsittely ei ole lainmukaista.

 

11. Miten tietosi ovat suojattu?

Käsittelemme henkilötietoja turvallisella ja lainsäädännön vaatimukset täyttävällä tavalla.

Certego Oy on suojannut tiedot asianmukaisesti teknisesti ja organisatorisesti.

Rekisteriaineistot ovat suojattuina lukituissa tiloissa, pääsy valtuutetuilla henkilöillä sekä järjestelmiin tallennettuihin henkilötietoihin on käyttöoikeus vain ennalta määritetyillä henkilöillä, jotka tarvitsevat tietoja työtehtävissään. Tietotekniset ympäristöt ovat suojattu asianmukaisin palomuurein ja teknisin suojauksin.

Certego Oy:n työntekijät ja muut henkilöt ovat sitoutuneet noudattamaan vaitiolovelvollisuutta ja pitämään salassa henkilötietojen käsittelyn yhteydessä saamansa tiedot.

 

12. Muutokset tietosuojaselosteeseen

Muutamme ja päivitämme tätä tietosuojaselostetta tarvittaessa. Aina ajan tasalla olevat rekisteriselosteemme löydät Tietosuojakeskuksestamme (Privacy Center).

TIETOPYYNTÖ

Voit milloin tahansa pyytää muuttamaan tai poistamaan sinua koskevat tiedot. Sinulla on myös oikeus saada veloituksetta kopio rekisterissämme olevista henkilötiedoistasi. Certego Oy vastaa henkilötietojesi käsittelystä, ja kaikki pyynnöt muuttaa tai poistaa näitä tietoja tai saada niistä kopio on lähetettävä osoitteeseen asiakaspalvelu@certego.fi, josta saat tarkemmat ohjeet TUPAS-tunnistautumiseen ja henkilötietopyynnön suorittamiseen. Kiitämme yhteistyöstä!

Tietosuojaseloste, asiakas

1. Rekisterinpitäjä ja yhteystiedot

Nimi: Certego Oy
Postiosoite: Rajatorpantie 8, 01600 Vantaa
Puhelinvaihde: +358 (0)10 700 701
Y-tunnus: 2127363-0

 

2. Rekisteriasioista vastaava henkilö ja yhteystiedot

Kaarlo Kankkunen, toimitusjohtaja
Rajatorpantie 8, 01600 Vantaa
kaarlo.kankkunen@certego.fi

Tämän sähköpostiosoitteen kautta käsitellään vain tähän rekisteriin liittyviä asioita. Kaikkiin muihin asioihin, ole hyvä ja tarkista oikeat yhteystiedot osoitteesta www.certego.fi.

 

3. Rekisterin nimi

Certego Oy:n asiakasrekisteri

 

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste

Henkilötietoja käsitellään Certego Oy:n asiakassuhteen hallintaan sekä myynnillisiin ja viestinnällisiin tarkoituksiin.

Henkilötietoja käytetään Certego Oy:n asiakassuhteiden hoitoon, yhteydenpitoon asiakkaiden kanssa, sekä laskutukseen. 

 

5. Rekisterin tietosisältö

Certego Oy:n asiakasrekisteri sisältää seuraavia tietoja Certego Oy:n asiakkaista: nimi, arvo tai ammatti, yritys / julkisyhteisö, jossa työskentelee sekä yhteystiedot (postiosoite, puhelinnumero ja sähköpostiosoite).

Henkilötietoryhmä

Tietoryhmän käsittelyn tarkoitus

Käsittelyperuste

Yrityksen edustaja

Tietoa käytetään yhteydenpitoon asiakkaan kanssa, laskutukseen sekä asiakkuuden hoitoon.

Oikeutettu etu

 

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Henkilötietoja kerätään asiakkaan yhteyshenkilöistä yhteisen sopimuksen perusteella, jossa asiakasyritys on nimennyt yhteyshenkilönsä.

 

7. Henkilötietojen vastaanottajat tai vastaanottajaryhmät

Henkilötiedot kerätään tietokantoihin, jotka on suojattu palomuureilla, viruksentorjuntaohjelmilla, salasanoilla ja muilla teknisillä keinoilla. Rekisterin käyttöoikeudet ovat Certego Oy:n palveluksessa olevilla henkilöillä, jotka tarvitsevat rekisterin tietoja työtehtävissään. Käyttöoikeuksien käyttö edellyttää Certego Oy:n pääkäyttäjän myöntämää käyttäjätunnusta ja salasanaa.

 

8. Henkilötietojen luovutukset, säännönmukaiset luovutukset

Henkilötietoja voidaan luovuttaa viranomaisille lakisääteisissä tapauksissa. Muissa tapauksissa henkilötietoja ei luovuteta kolmansille osapuolille.

 

9. Henkilötietojen siirto EU:n tai ETA:n alueen ulkopuolelle

Certego Oy ei siirrä eikä luovuta henkilötietoja EU:n eikä ETA-alueen ulkopuolelle.

 

10. Henkilötietojen säilytysaika tai säilytysajan määrittämiskriteerit

Rekisteriin kerättyjä tietoja säilytetään ainoastaan niin kauan ja siinä laajuudessa kuin on tarpeellista suhteessa niihin alkuperäisiin tai yhteensopiviin tarkoituksiin, joihin henkilötiedot on kerätty. Certego Oy arvioi tietojen säilyttämisen tarpeellisuutta säännöllisesti sisäisten käytännesääntöjen mukaisesti. Lisäksi Certego Oy toteuttaa kaikki mahdolliset kohtuulliset toimenpiteet sen varmistamiseksi, että käsittelyn tarkoituksiin nähden epätarkat, virheelliset tai vanhentuneet henkilötiedot poistetaan tai oikaistaan viipymättä.

Certego Oy säilyttää asiakasrekisterin henkilötietoja yhden (1) vuoden ajan sopimuksen päättämisen jälkeen, sekä laskutuksessa olevia tietoja kymmenen (10) vuotta kirjanpitolain mukaisesti.

 

11. Rekisterin suojauksen periaatteet

Certego Oy on toteuttanut asianmukaiset tekniset ja organisatoriset toimenpiteet henkilötietojen suojaamiseksi vahingossa tapahtuvalta tai laittomalta häviämiseltä, luovuttamiselta, väärinkäytöltä, muuttamiselta, tuhoamiselta tai luvattomalta pääsyltä.

Certego Oy säilyttää henkilötietoja paperisessa ja digitaalisessa muodossa.

Paperiaineisto säilytetään lukituissa tiloissa, joihin on pääsy vain ainoastaan nimetyillä ja tehtäviensä vuoksi henkilötiedon pääsyyn valtuutetuilla henkilöillä. Digitaaliset aineistot ovat suojattuina lukituissa tiloissa, pääsy valtuutetuilla henkilöillä sekä järjestelmään tallennettuihin henkilötietoihin on käyttöoikeus vain ennalta määritetyillä henkilöillä, jotka tarvitsevat tietoja työtehtävissään. Tietotekniset ympäristöt ovat suojattu asianmukaisin palomuurein ja teknisin suojauksin.

Certego Oy:n työntekijät ja muut henkilöt ovat sitoutuneet noudattamaan vaitiolovelvollisuutta ja pitämään salassa henkilötietojen käsittelyn yhteydessä saamansa tiedot.

 

12. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteriin liittyvät rekisteröidyn oikeudet ovat lueteltuina alla. Rekisteröidyn oikeuksien toteuttamista koskevat pyynnöt osoitetaan Certego Oy:n tähän rekisteriin liittyvälle yhteyshenkilölle.

 

Oikeus saada pääsy tietoihin ja oikeus tietojen oikaisemiseen

Rekisteröidyllä on oikeus saada Certego Oy:ltä vahvistus, käsitelläänkö häntä koskevia henkilötietoja, ja jos käsitellään, oikeus saada kopio henkilötiedoistaan.

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia, että Certego Oy oikaisee ilman aiheetonta viivytystä rekisteröityä koskevat epätarkat ja virheelliset henkilötieto sekä oikeus saada puutteelliset henkilötiedot täydennettyä.

 

Oikeus tietojen poistamiseen

Rekisteröidyllä on oikeus saada Certego Oy poistamaan rekisteröityä koskevat henkilötiedot ilman aiheetonta viivytystä edellyttäen, että

  • Henkilötietoja ei enää tarvita niihin tarkoituksiin, joita varten ne kerättiin tai joita varten niitä muutoin käsiteltiin;
  • Rekisteröity peruuttaa suostumuksen, johon käsittelyn on perustunut eikä käsittelyyn ole muuta laillista perustetta;
  • Henkilötietoja on käsitelty lainvastaisesti; tai
  • Henkilötiedot on poistettava Euroopan unioin oikeuteen tai kansallisen lainsäädäntöön perustuvan Certego Oy:n sovellettava lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi.

 

Oikeus käsittelyn rajoittamiseen ja vastustamisoikeus

Käsittelyn perustuessa rekisterinpitäjän oikeutettuun etuun rekisteröidyllä on oikeus siihen, että rekisterinpitäjä rajoittaa käsittelyä, jos

  • Rekisteröity kiistää henkilötietojen paikkansapitävyyden;
  • Käsittely on lainvastaista ja rekisteröity vastustaa henkilötietojen poistamista;
  • Rekisterinpitäjä ei enää tarvitse kyseisiä henkilötietoja käsittelyn tarkoituksiin, mutta rekisteröity tarvitsee niitä oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi;
  • Rekisteröity on vastustanut henkilötietojen käsittelyä 21 artiklan 1 kohdan nojalla odotettaessa sen todentamista, syrjäyttävätkö rekisterinpitäjän oikeutetut perusteet rekisteröidyn perusteet

Rekisteröidyllä on oikeus milloin tahansa vastustaa häntä koskevien henkilötietojen käsittelyä suoramarkkinointia ja siihen liittyvää profilointia varten.

Oikeus peruuttaa suostumus

Jos henkilötietoja käsitellään perustuen rekisteröidyn antamaan suostumukseen, niin rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa käsittelyyn antamansa suostumus milloin tahansa tämän vaikuttamatta suostumuksen perusteella ennen tätä suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen.

 

Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen

Rekisteröidyllä on oikeus saada häntä koskevat henkilötiedot, jotka hän on toimittanut Certego Oy:lle jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa, ja oikeus siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle.

 

Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Rekisterinpitäjän kieltäytyessä toteuttamasta toimenpiteitä rekisteröidyn pyynnön perusteella rekisteröidyllä on oikeus saattaa asia tietosuoja-asetuksen 77 artiklan mukaisesti tietosuojaviraston käsiteltäväksi. Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos rekisteröity katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyllä rikotaan soveltuvaa tietosuojasääntelyä.

TIETOPYYNTÖ

Voit milloin tahansa pyytää muuttamaan tai poistamaan sinua koskevat tiedot. Sinulla on myös oikeus saada veloituksetta kopio rekisterissämme olevista henkilötiedoistasi. Certego Oy vastaa henkilötietojesi käsittelystä, ja kaikki pyynnöt muuttaa tai poistaa näitä tietoja tai saada niistä kopio on lähetettävä osoitteeseen asiakaspalvelu@certego.fi, josta saat tarkemmat ohjeet TUPAS-tunnistautumiseen ja henkilötietopyynnön suorittamiseen. Kiitämme yhteistyöstä!

Tietosuojaseloste, toimittajat

1. Rekisterinpitäjä ja yhteystiedot

Nimi: Certego Oy
Postiosoite: Rajatorpantie 8, 01600 Vantaa
Puhelinvaihde: +358 (0)10 700 701
Y-tunnus: 2127363-0

 

2. Rekisteriasioista vastaava henkilö ja yhteystiedot

Karo Puhakka,  Certego Oy
karo.puhakka@certego.fi

Tämän sähköpostiosoitteen kautta käsitellään vain tähän rekisteriin liittyviä asioita. Kaikkiin muihin asioihin, ole hyvä ja tarkista oikeat yhteystiedot osoitteesta www.certego.fi.

 

3. Rekisterin nimi

Certego Oy:n toimittajarekisteri. Rekisteröityjä ovat Certego Oy:n ja toimittajan välisen sopimuksen täyttämiseen liittyvät henkilöt toimittajan palveluksessa tai edustajana tai vuokratyöntekijänä tai yksityisenä elinkeinonharjoittajana.

 

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste

Henkilötietojen käsittely on tarpeen rekisterinpitäjän oikeutettujen etujen toteuttamiseksi ja lakisääteisten velvoitteiden noudattamiseksi. Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että oikeutettuihin etuihin perustuva käsittely on oikeasuhteista rekisteröidyn etuihin nähden ja vastaa hänen kohtuullisia odotuksiaan.

Rekisteröidyn henkilötietoryhmät

Tietoryhmän käsittelyn tarkoitus

Käsittelyperuste

Toimittajan edustajan tai toimittajan palveluksessa olevan perustiedot

Sopimuksen mukainen yhteydenpito

Yhteistyön kehittäminen

Tiedottaminen

Sopimuskäsittely

Toimitukset

Tilauskäsittely

Logistiikka

Reklamaatioiden käsittely

 

Oikeutettu etu

Toimittajan edustajan tai toimittajan palveluksessa olevan perustiedot

Laskujen käsittely

Laskujen tarkastus

Laskujen maksatus

 

Lakisääteinen velvoite

Toimittajan edustajan tai toimittajan palveluksessa olevan perustiedot

Perehdytys

Kulkuoikeuksien hallinnointi toimittajan toimitiloissa yritysturvallisuuden ja työturvallisuuden toteuttamiseksi.

Oikeutettu etu ja lakisääteinen velvoite

Toimittajan edustajan tai toimittajan palveluksessa olevan perustiedot

Tilaajavastuulain täyttäminen

Lakisääteinen velvoite

Vuokratyöntekijän tiedot

Perehdytys

Kulkuoikeuksien hallinnointi toimittajan toimitiloissa yritysturvallisuuden ja työturvallisuuden toteuttamiseksi.

Oikeutettu etu ja lakisääteinen velvoite

Yksityisen elinkeinonharjoittajan perustiedot

Sopimuskäsittely

Toimitukset

Tilauskäsittely

Logistiikka

Reklamaatioiden käsittely

 

Oikeutettu etu

Yksityisen elinkeinonharjoittajan perustiedot

Laskujen käsittely

Laskujen tarkastus

Laskujen maksatus

 

Lakisääteinen velvoite

 

5. Rekisterin tietosisältö

Certego Oy:n markkinointirekisteri sisältää seuraavia tietoja Certego Oy:n asiakkaista: nimi, arvo tai ammatti, yritys / julkisyhteisö, jossa työskentelee, yhteystiedot (postiosoite, puhelinnumero ja sähköpostiosoite), suoramarkkinoinnin luvat ja kiellot.

Henkilötietoryhmä

Tietosisältö

Toimittajan edustajan tai palveluksessa olevan perustiedot

Etunimi, sukunimi, sähköpostiosoite, puhelinnumero, tehtävä.

Yksityisen elinkeinonharjoittajan perustiedot

Etunimi, sukunimi, sähköpostiosoite, puhelinnumero, rekisteröidyn pankkitili, pankin yhteystiedot, osoitetiedot

Vuokratyöntekijän tiedot

Etunimi, sukunimi, sähköpostiosoite, puhelinnumero, tehtävä.

Tilaajavastuun mukaiset henkilötiedot

Etunimi, sukunimi, sähköpostiosoite, puhelinnumero, tehtävä.

 

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Rekisteröidystä tallennetaan rekisteröidyn itsensä antamat tiedot tai yrityksen edustajan antamat tiedot.

 

7. Henkilötietojen vastaanottajat tai vastaanottajaryhmät

Vastaanottaja

Luovutuksen tarkoitus

Luovutuksen peruste

ASSA ABLOY –konserni

Toimittajan ja konsernin välinen yhteistyö.

Oikeutettu etu

Tilintarkastus

Lakisääteisen tilintarkastuksen toteuttaminen.

Lakisääteinen velvoite

Auditoinnin palveluntarjoaja

Toiminnan ja laatuvaatimusten tarkastaminen.

Käsittelysopimus

Viranomainen

Lakisääteisten vaatimusten toteuttaminen.

Lakisääteinen velvoite


8. Henkilötietojen luovutukset, säännönmukaiset luovutukset

Henkilötietoja voidaan luovuttaa viranomaisille lakisääteisissä tapauksissa. Muissa tapauksissa henkilötietoja ei luovuteta kolmansille osapuolille.

 

9. Henkilötietojen siirto EU:n tai ETA:n alueen ulkopuolelle

Certego Oy ei siirrä eikä luovuta henkilötietoja EU:n eikä ETA-alueen ulkopuolelle.

 

10. Henkilötietojen säilytysaika tai säilytysajan määrittämiskriteerit

Rekisteriin kerättyjä tietoja säilytetään ainoastaan niin kauan ja siinä laajuudessa kuin on tarpeellista suhteessa niihin alkuperäisiin tai yhteensopiviin tarkoituksiin, joihin henkilötiedot on kerätty.

Henkilötietoryhmät

Säilytysaika

Toimittajan edustajan tai toimittajan palveluksessa olevan perustiedot

toimittajasopimuksen voimassaoloajan mukaisesti tai aktiivisen yhteistyön ajan / 2 vuotta aktiivisen yhteistyön päättymisestä, (urakkatakuu umpeuduttua) jonka jälkeen tiedot poistetaan

Tilaajavastuun henkilötiedot

2 vuotta toimittajasopimuksen päättymisestä

Ostolaskujen sisältämät henkilötiedot

kirjanpitolainsäädännön mukaisesti 6 vuotta tilikauden päättymisestä

 

11. Rekisterin suojauksen periaatteet

Certego Oy on toteuttanut asianmukaiset tekniset ja organisatoriset toimenpiteet henkilötietojen suojaamiseksi vahingossa tapahtuvalta tai laittomalta häviämiseltä, luovuttamiselta, väärinkäytöltä, muuttamiselta, tuhoamiselta tai luvattomalta pääsyltä.

Certego Oy säilyttää henkilötietoja paperisessa ja digitaalisessa muodossa.

Paperiaineisto säilytetään lukituissa tiloissa, joihin on pääsy vain ainoastaan nimetyillä ja tehtäviensä vuoksi henkilötiedon pääsyyn valtuutetuilla henkilöillä. Digitaaliset aineistot ovat suojattuina lukituissa tiloissa, pääsy valtuutetuilla henkilöillä sekä järjestelmään tallennettuihin henkilötietoihin on käyttöoikeus vain ennalta määritetyillä henkilöillä, jotka tarvitsevat tietoja työtehtävissään. Tietotekniset ympäristöt ovat suojattu asianmukaisin palomuurein ja teknisin suojauksin.

Certego Oy:n työntekijät ja muut henkilöt ovat sitoutuneet noudattamaan vaitiolovelvollisuutta ja pitämään salassa henkilötietojen käsittelyn yhteydessä saamansa tiedot.

 

12. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteriin liittyvät rekisteröidyn oikeudet ovat lueteltuina alla. Rekisteröidyn oikeuksien toteuttamista koskevat pyynnöt osoitetaan Certego Oy:n tähän rekisteriin liittyvälle yhteyshenkilölle.

Oikeus saada pääsy tietoihin ja oikeus tietojen oikaisemiseen

Rekisteröidyllä on oikeus saada Certego Oy:ltä vahvistus, käsitelläänkö häntä koskevia henkilötietoja, ja jos käsitellään, oikeus saada kopio henkilötiedoistaan.

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia, että Certego Oy oikaisee ilman aiheetonta viivytystä rekisteröityä koskevat epätarkat ja virheelliset henkilötieto sekä oikeus saada puutteelliset henkilötiedot täydennettyä.

Oikeus tietojen poistamiseen

Rekisteröidyllä on oikeus saada Certego Oy poistamaan rekisteröityä koskevat henkilötiedot ilman aiheetonta viivytystä edellyttäen, että

  • Henkilötietoja ei enää tarvita niihin tarkoituksiin, joita varten ne kerättiin tai joita varten niitä muutoin käsiteltiin;
  • Rekisteröity peruuttaa suostumuksen, johon käsittelyn on perustunut eikä käsittelyyn ole muuta laillista perustetta;
  • Henkilötietoja on käsitelty lainvastaisesti; tai
  • Henkilötiedot on poistettava Euroopan unioin oikeuteen tai kansallisen lainsäädäntöön perustuvan Certego Oy:n sovellettava lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi.

Oikeus käsittelyn rajoittamiseen ja vastustamisoikeus

Käsittelyn perustuessa rekisterinpitäjän oikeutettuun etuun rekisteröidyllä on oikeus siihen, että rekisterinpitäjä rajoittaa käsittelyä, jos

  • Rekisteröity kiistää henkilötietojen paikkansapitävyyden;
  • Käsittely on lainvastaista ja rekisteröity vastustaa henkilötietojen poistamista;
  • Rekisterinpitäjä ei enää tarvitse kyseisiä henkilötietoja käsittelyn tarkoituksiin, mutta rekisteröity tarvitsee niitä oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi;
  • Rekisteröity on vastustanut henkilötietojen käsittelyä 21 artiklan 1 kohdan nojalla odotettaessa sen todentamista, syrjäyttävätkö rekisterinpitäjän oikeutetut perusteet rekisteröidyn perusteet

 Rekisteröidyllä on oikeus milloin tahansa vastustaa häntä koskevien henkilötietojen käsittelyä suoramarkkinointia ja siihen liittyvää profilointia varten.

Oikeus peruuttaa suostumus

Jos henkilötietoja käsitellään perustuen rekisteröidyn antamaan suostumukseen, niin rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa käsittelyyn antamansa suostumus milloin tahansa tämän vaikuttamatta suostumuksen perusteella ennen tätä suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen.

Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen

Rekisteröidyllä on oikeus saada häntä koskevat henkilötiedot, jotka hän on toimittanut Certego Oy:lle jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa, ja oikeus siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle.

Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Rekisterinpitäjän kieltäytyessä toteuttamasta toimenpiteitä rekisteröidyn pyynnön perusteella rekisteröidyllä on oikeus saattaa asia tietosuoja-asetuksen 77 artiklan mukaisesti tietosuojaviraston käsiteltäväksi. Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos rekisteröity katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyllä rikotaan soveltuvaa tietosuojasääntelyä.

TIETOPYYNTÖ

Voit milloin tahansa pyytää muuttamaan tai poistamaan sinua koskevat tiedot. Sinulla on myös oikeus saada veloituksetta kopio rekisterissämme olevista henkilötiedoistasi. Certego Oy vastaa henkilötietojesi käsittelystä, ja kaikki pyynnöt muuttaa tai poistaa näitä tietoja tai saada niistä kopio on lähetettävä osoitteeseen asiakaspalvelu@certego.fi, josta saat tarkemmat ohjeet TUPAS-tunnistautumiseen ja henkilötietopyynnön suorittamiseen. Kiitämme yhteistyöstä!