Mitä tarkemmin kulkemista halutaan valvoa, sitä tarkempia yksityiskohtia täytyy myös kulunhallintajärjestelmällä pystyä keräämään ja ylläpitämään.
Kohteessa voidaan edellyttää esimerkiksi AD-integraatiota, jotta henkilölle riittää yksi tunniste niin tietokoneelle kirjautumiseen kuin kiinteistössä kulkemiseen, ja kulkuoikeuden käyttötilanteet voidaan tunnistaa kulunvalvonnassa. Toisinaan kulunhallinnassa riittää pitää huolta ajantasaisista oikeuksista.
Huomioi pääkäyttötehtäviin tarvittava osaaminen ja riittävä ajankäyttö
Kulunhallintajärjestelmien pääkäyttötyötehtävissä hoidetaan niin henkilötietojen ylläpitoon kuin päivittäiseen kulunohjaukseen liittyviä tehtäviä:
- henkilö- ja tunnistetietojen lisäyksiä, muutoksia ja poistoja
- kulunohjauksen määrityksiä ja muutoksia
- organisaatiorakenteiden ylläpitoa
- ohjaustietojen ja poikkeusohjausten ylläpitoa
- käyttäjätietojen ja käyttöoikeuksien ylläpitoa
- raporttien tulostusta
Kun organisaatiossa on riittävästi osaamista ja aikaa hoitaa kulunhallinnan tehtäviä, voi turvajärjestelmän elinkaaren aikaisia töitä hoitaa itsenäisestikin.
Pääkäytöllisiä tehtäviä hoitavan henkilön on tärkeintä ymmärtää työhönsä liittyvät vastuut ja riskit, jotta tehtäviä voi hoitaa turvallisesti. Erilaisten turvallisuusjärjestelmien ylläpito vaatii myös tietotaitoa, jota täytyy päivittää säännöllisesti.
Jos riskinä on, että osaaminen vanhenee tai tehtäviä hoidetaan jatkuvassa kiireessä, on viisasta pohtia järjestelmän päivittäiskäytön ja ylläpidon ulkoistusta. Ulkoistaa voi joko haluamansa osan tehtävistä tai antaa ammattilaisen huolehtia pääkäytöstä kokonaisvaltaisesti.
Pääkäyttötehtävät voi ulkoistaa osittain tai kokonaan, kunhan tehtävät hoidetaan yhteistyössä
Ulkoistetunkin pääkäytön täytyy liittyä kiinteästi palvelua hankkivan organisaation toimintaan. Organisaatiossa syntyy jatkuvasti uutta tietoa muun muassa turvallisuuden toteutumisesta ja järjestelmään tai kulkuoikeuksiin tarvittavista muutoksista.
Vuoropuhelu palveluita hankkivan organisaation ja palveluntuottajan välillä on tärkeää, jotta ulkoistettu pääkäyttö tukee kiinteistön kokonaisturvallisuutta parhaalla mahdollisella tavalla.
Hyvin hoidettuna pääkäyttö on organisaation ja palveluntuottajan välistä yhteistyötä läpi turvallisuusjärjestelmän elinkaaren. Vastuullinen pääkäytön kumppani varmistaa, että:
- järjestelmä pysyy ajantasaisena,
- pääkäyttö tukee organisaation toimintaa
- ja pääkäyttö täyttää liiketoiminnan vaatimat turvallisuuskriteerit.
Pidä huolta pääkäytön ja kulunhallinnan prosessien sekä toimintatapojen ajantasaisuudesta
Sen lisäksi, että järjestelmää käytetään turvallisesti päivittäistyössä, kannattaa kulunhallintaan ja -valvontaan liittyviä prosesseja tarkastella vuosittain. Jos työntekotavoissa tai vastuissa on päivitettävää, on toimintaan tehtävä muutoksia sen mukaisesti.
Lisäksi on hyvä säännöllisesti tarkkailla toteutunutta turvallisuutta, tapahtumamääriä ja tietojen ajantasaisuutta. Kun järjestelmässä tehdään muutoksia tai päivityksiä, kannattaa samalla poistaa tietoa, jota ei enää tarvita tai jonka säilyttämiselle ei ole perusteita. Esimerkiksi vanhat lokitiedot täytyy poistaa, kun niiden lainmukainen säilytysaika umpeutuu.
Tietojen ylläpito on suoraan yhteydessä turvallisuustason täyttymiseen: mitä hankalampaa pääkäyttö on, sitä vaikeampaa turvallisuudestakin on huolehtia. Pääkäyttö on huomattavasti helpompaa, kun kaikki järjestelmässä ylläpidettävä tieto on ajantasaista.
Turvallisuuspoikkeamia tapahtuu onneksi harvoin. Tällöinkin moderneista kulunhallintajärjestelmistä löytyvät järjestelmän käsittelijöiden tiedot sekä loki siitä, mitä ennen poikkeamaa on tapahtunut - tämä helpottaa poikkeustilanteisiin reagointia.
Vastuullinen palveluntuottaja on oppaanasi pääkäytössä joka päivä
Osaava kulunvalvonnan ja -hallinnan ammattilainen suunnittelee pääkäyttötehtävät toimivaksi osaksi koko organisaation arkea, jotta toimintatavat tukevat kiinteistössä harjoitettavaa liiketoimintaa.
CERTEGOn uusimpiin palvelusopimuksiin sisältyy aina pääkäytön tuki, jonka puitteissa organisaation pääkäyttäjä saa tukea tehtäviinsä niin puhelimitse kuin sähköpostitse. Valtakunnallinen asiakaspalvelunumeromme tuntee organisaatiomme ja yhdistää puhelut oikeille asiantuntijoille.
Myös asiakasportaalista voi kanavoida työpyyntöjä meille päin. Portaali antaa reaaliaikaisen näkyvyyden työpyyntöjen tilaan, käsittelijöihin ja ratkaisuihin, sekä koko asiakkuuden aikaiseen tilaushistoriaan. Meiltä saa tarvittaessa tukea myös järjestelmän käytön suunnitteluun sekä pääkäyttäjien sijaisuuksiin ja koulutuksiin.
Ota yhteyttä, kun etsit vastuullista ja osaavaa pääkäytön kumppania!
