Avainhallinta – yksi sana, monta merkitystä

/global/scaled/6081x2646x0x1527x1000x435/Other-certegoFI-photos-brand-library-ekstroja_isot-1.jpg

Kysyn usein eri tilanteissa ihmisiltä, mitä avainhallinta on. Vastaajina on kiinteistösihteereitä, huoltomiehiä, isännöitsijöitä, kiinteistömanagereita, turvallisuuspäälliköitä, yrittäjiä, opiskelijoita… Näin monipuoliselta ryhmältä saa hyvin erilaisia vastauksia. Olen jo vuosia koonnut listausta näistä.

Melko valistunut vastaus on: avainhallintaa on tieto siitä, missä mikäkin avain sijaitsee. Kun kysyn, miten tieto avainten olinpaikoista varmistetaan, minulle vastataan:

  • Me ollaan hyvin tarkkoja, kenelle avaimia annetaan…
  • Sillä, että ne mapit on siellä ja ne hoitaa…
  • Olen ulkoistanut sen…
  • Pääkäytön kauttahan ne kirjataan…
  • Meillä on vihkokirjanpito ja kuittauslappujen säilytystä…
  • Tilaan työn aina saman lukkoliikkeen kautta, eikös ne siellä tiedä missä mikäkin on?
  • Lukkoliikkeeni/huoltoyhtiöni hoitaa ne…
  • Mä tiedän, kenelle mä olen ne antanut….

Viimeisin vastaus edellisistä on ehdottomasti suosikkini.

Entä mitä avainhallinnasta ajattelevat sellaiset henkilöt tai tahot, joilta avainhallintapalvelua tilataan? Lukkoliikkeiden, turva-alan yritysten ja huoltoyhtiöiden edustajat ovat vastanneet kysymykseeni muun muassa näin:

  • Ne tilaa aina meiltä lisäavaimet ja sarjanmuutokset…
  • Meillä on asiakkaiden kansioita…
  • Meillä on asiakkaiden avaimia…
  • Ne hakevat uudet avaimet meiltä ja me otetaan vastaan, kun tulee palautuksia…
  • Me avaamme oven, kun asukas on unohtanut oman avaimensa kotiin..

Vastauksista huomaa, että yhdellä sanalla on monta eri merkitystä riippuen siitä, keneltä aiheesta kysyy.

Miten avainhallintapalvelu määritellään?

Tapaan usein ihmisiä, jotka ovat saaneet avainhallinnan hoidettavakseen muiden hommiensa lisäksi ilman mitään koulutusta tai perehdytystä. Avainten säilytystä ei ole myöskään tarkemmin mietitty. Avainhallintajärjestelmä on pahimmillaan sellainen, että jos jostain häviäisi avain tai sitä ei palautettaisi, kukaan ei edes huomaisi asiaa.

Mitään tieteellistä määritelmää avainhallinnalle ei ole olemassakaan, ja siksi onkin tärkeää, että varsinkin ostaja tarkentaa, mitä hän haluaa, kun on hankkimassa kyseistä palvelua.

Ostajan yllätykseksi voi esimerkiksi avainturvallisuuskartoituksessa osoittautua, että avainten hallinnointi perustuu palveluntarjoajalla vihkokirjanpitoon ja käsikuittauksiin. Ajan saatossa sekä ostaja että palveluntuottaja ajautuvat toimitapoihin, joita ei sen tarkemmin ole mietitty.

Kun puhutaan avainhallinnasta, saatetaan tarkoittaa lisäavainten ja sarjoitusten toimitusta ilman mitään sen kummempaa avainhallintapalvelua. Vastaavasti avainhallinta voi olla avainten ja turvallisuusjärjestelmien kokonaisvaltaista hallintaa, jossa palvelun sisältö on huolellisesti mietitty sitä toteuttavan tahon kanssa.

Mikäli yrityksen palveluvalikoimaan kuuluu avainhallinta, on tärkeä myös avata asiakkaalle sen sisältö. Molemmille osapuolille täytyy olla selvää, mitä todella tehdään, kun hallinnoidaan avaimia. Toteutukseen ei ole yhtä kaikille sopivaa tapaa, vaan palvelun sisältö täytyy sovittaa vastaamaan asiakkaan kiinteistön ja organisaation tarpeita.