Kun avainhallinta ulkoistetaan, ei palvelun sisältöä saa jättää määrittelemättä

/global/scaled/3255x1417x242x194x1000x435/Other-certegoFI-photos-brand-library-Certego-62.jpg

Avainhallinnan käytännön tekemisestä käydään paljon keskustelua, eikä suotta. Aihe on erittäin tärkeä.

Aiheen nosti esille Isännöintiliiton Kotitalo-lehti 7/2019 Laki&Sopimus osiossa. Lehden kehotus on, että avainhallinta kannattaa ulkoistaa. Samaa aihetta sivusi myös 1.12.2019 Helsingin Sanomien Kysy asumisesta- palstalla kysymys: Onko taloyhtiöllä lupa teettää avaimia remontin tekijöille? 

Avainhallintapalvelun hankinta

Oli kyse sitten taloyhtiön, teollisuuslaitoksen tai julkishallinnon kiinteistöstä, palvelun hankkiminen ulkoistettuna on varteenotettava vaihtoehto. On kuitenkin huomioitava, että avainhallinnan tilanne ja siten kohteen turvallisuus voi pahimmillaan jopa huonontua, ellei hankittavaa palvelusisältöä tarkenneta. 


Riippumatta kuka avainhallintaa tekee, tulee varmistua ainakin seuraavista asioita:

  • Onhan avainvastuullisella tiedossa todellinen avainmäärä?
  • Kuka vastaa ja miten määräaikaisten avainlainojen valvonnasta? Kuka tai mikä taho reagoi, kun lainassa ollut avain ei palaudu?
  • Miten avainten käyttäjä (esimerkiksi urakoitsija) on vastuutettu avainten käytön osalta ja miten käyttöä valvotaan?
  • Missä ja miten avaimia fyysisesti säilytetään?
  • Missä järjestelmässä avainkirjanpito on? Ohjelmisto, vihko, kiinteistöhallintajärjestelmä, posti-it-laput... Vastaako järjestelmä sitä, mitä sen halutaan olevan?
  • Avainhallinnassa on elementtejä, joissa vaaditaan laajempaa ammattitaitoa ja turvallisuusalan elinkeinolupaa, joten valitse toimija huolella.
  • Liian harvoin tarkistetaan järjestelmästä tai toimittajilta todellinen avainmäärä. Esimerkiksi taloyhtiökohtaisten yleisavainten määrä on usein hallitsemattoman suuri.

Avainhallinnan hankinnan osalta kannattaa myös selkeyttää, mitä palvelujen osioita ulkoistetaan.

Ajattelemme usein, että avainhallinta on vain avainten luovutusta ja palautusta. Avainhallinnassa on runsaasti kohde- ja organisaatiokohtaisia eroja. Lukitusjärjestelmät modernisoituvat ja avainhallinta vaatii yhä enemmän myös pääkäytöllistä osaamista. Avainhallinnalla on huomaamatta myös ratkaiseva merkitys muun muassa urakoitsijahallintaan.

Kotitalo-lehden jutussa muistutetaan osuvasti: ”Avainhallinnan organisointi kuuluu lakimääräiseen isännöintiin.” Tässä yhteydessä on kuitenkin hyvä huomioida, että tämä ei tarkoita, että isännöintitoimiston tulisi tehdä avainhallinta itse. Jos isännöitsijä sen kuitenkin tekee, avainhallinnan sisältö on yhtä tärkeää avata kuin sen tekisi turvaurakoitsija, kiinteistöpalvelu tai muu ulkoistettu toimija.