Missä ohjelmistossa hallitsen avaimet? Mitä järjestelmää suosittelet tähän? Yleisimpiä kysymyksiä joita kuulen, ja siksi pyrinkin nyt avaamaan kokonaisuutta tarkemmin.
Avainhallintajärjestelmä valitaan tapauskohtaisesti, ja joissakin tapauksissa avainpalvelussa on tarve käyttää useita eri järjestelmiä. Elektronisia lukitus- ja kulunhallintajärjestelmiä käytetään järjestelmäkohtaisten ohjelmistojen kautta, joissa lähes kaikissa on avainhallintaominaisuus. Järjestelmään voidaan siten kirjata myös avainhaltijatietoja ja usein myös määritellä oikeuksien tai avainten voimassaoloajat. Lukitus- ja kulunhallintajärjestelmän hallinnointiohjelmiston ominaisuudet vaihtelevat järjestelmäkohtaisesti.
Mekaaniset avaimet tarvitsevat yleensä oman hallinnointiohjelmiston. Tähän löytyy vaihtoehtoja sekä lukkovalmistajien edustajilta, että ohjelmistotoimittajilta. Myös avainpalvelua tekevät yritykset ovat räätälöineet omia ohjelmistojaan sekä työvälineiksi, että myytäviksi ohjelmistotuotteiksi. Myös osa kiinteistöhallintajärjestelmistä sisältää avainhallintaominaisuuden tai kyseinen ominaisuus on integroitavissa lukitusjärjestelmän tietojen kanssa.
Markkinoilta löytyy myös niin sanottuja alustaratkaisuja, joissa voidaan yhdistää eri järjestelmistä tulevat avainyksilötiedot ja hallinnoida niitä keskitetysti.
Se, missä järjestelmässä avainyksilökirjanpito tehdään, tulee päättää kohdekohtaisesti. Valittavaan järjestelmään tai järjestelmiin vaikuttaa hyvin usein myös se, kuka avainpalvelua hoitaa, millaisia ja kuinka monta eri tyyppistä lukitus- tai kulunhallintajärjestelmää hänellä on hoidettavanaan.
Avainpalvelupiste, jossa käsitellään ja hallinnoidaan esimerkiksi useiden erilaisten kohteiden avaimia, voi käytännössä tarkoittaa sitä, että hallittavana on kymmeniä eri järjestelmiä ja avaintyyppejä ja jopa satoja kohteita. Vastaavasti avainpalvelupiste, jossa hoidetaan yhden yksittäisen rakennuksen avainhallintaa, tarkoittaa korkeintaan muutamaa tai jopa vain yhtä järjestelmätyyppiä.
Valittavat hallinnointijärjestelmät ja työhön käytettävät muut työvälineet määräytyvät siis hyvin tapauskohtaisesti.
On myös hyvä muistaa, että avainten hallinnointi ei ole aina johonkin metalliseen tai muoviseen tuotteeseen sidottua, vaan työssä voi olla kyse esimerkiksi mobiilitunnisteiden aktivoimisesta. Tällöin avainpalvelupisteen fyysisellä sijainnilla ei ole merkitystä, vaan koko työvaihe tehdään etänä.
Miten valita oikea järjestelmä?
Ennen varsinaista järjestelmävalintaa on hyvä selkeyttää, mitkä ovat osapuolet ja tekijät omassa avainhallinnassa. Riippuen kiinteistötyypistä ja toimijasta avainhallinnan työtehtävät voivat jakautua usealle eri osapuolelle. Osapuolien selkeän tehtäväjaon lisäksi tulee miettiä, onko tarpeen käyttää samaa järjestelmää vai jokaisen toimijan eri järjestelmää.
Useita järjestelmiä
Avainpalvelua hoitava yksikkö tai palveluntuottaja saattaa käsitellä toimessaan useita eri lukitus- ja kulunhallintajärjestelmiä sekä avaimia, ja näillä kaikilla voi olla oma hallinnointiohjelmistonsa. Tässä yhteydessä on jälleen myös hyvä tiedostaa tietosuojaan ja henkilörekistereihin liittyvät asiat, mitä henkilötietoja missäkin järjestelmässä säilytetään.
Avainhaltijatiedon kirjaamisen lisäksi on yleensä tarve pitää kirjaa myös työtehtävistä tai vähintään siitä, kenen luvalla ja millä perusteella avain on annettu. Osa avainhallintaan tarkoitetuista ohjelmistoista mahdollistaa tällaisen avainluovutustapahtumaan liittyvän toimenpideseurannan ja osa ei. Tällöin itse tapahtumakirjanpito tai tikettiseurannaksi kutsuttu työnohjaus on vielä erillisessä omassa järjestelmässään.
Riippumatta järjestelmästä avainluovutuksissa tulee huomioida, mihin avaimen vastaanottaja sitoutetaan, eli minkä tekstin vastaanottaja allekirjoittaa ja hyväksyy. Osa järjestelmistä tarjoaa valmiin kirjauslomakkeen tai jopa mahdollisuuden sähköiseen allekirjoitukseen. Näissäkin tapauksissa on hyvä huomioida ehdot, joihin vastaanottaja sitoutetaan. Selkeillä ehdoilla muistutetaan käyttäjää avainten käsittelystä ja kerrotaan muun muassa se, mitä pitää tehdä, jos avain katoaa. Allekirjoitetuista ehdoista on hyvä antaa myös paperikopio tai esimerkiksi sähköpostivahvistus avaimen vastaanottajalle tarvittaessa.
Toimijasta ja toiminnasta riippuen eri järjestelmien tietoja on joskus syytä integroida, mutta on myös tilanteita, joissa integrointi ei ole työn tekemisen tai hallittavuuden kannalta mahdollista tai tarkoituksenmukaista.
Fyysinen avainkuittaus voi tapahtua perinteisellä allekirjoituksella, joka arkistoidaan mappiin tai skannattuna arkistoon. Yleistymässä ovat kuitenkin järjestelmät, joihin allekirjoitus tai vastaanottokuittaus on mahdollista tallentaa digitaalisena.
Palataan alkuperäisiin kysymyksiin: Missä ohjelmistossa hallitsen avaimet? Mitä järjestelmää suosittelet tähän? Tähän ei ole yhtä selkeää vastausta, vaan avainhallintajärjestelmä valitaan tarpeen mukaan.